Cuando se habla de productividad, mucha gente piensa en trucos y técnicas, en “recetas” sobre qué hacer y qué no hacer, en definir prioridades, identificar las tareas más importantes y planificar tu día.Todo ello ayuda sin duda a desenmarañar un poco el caos en el que nos tienen sumidos la cantidad ingente de información, los innumerables compromisos que adquirimos, con otras personas pero también con nosotros mismos, y las incesables interrupciones.

Pero no es suficiente. La mayor parte de esos trucos y técnicas, dividir tus compromisos en función de una importancia y urgencia que puede variar en cualquier momento o planificar en función de tus prioridades, como si al resto del mundo le importara y te las fuera a respetar, demuestra una gran fuerza de voluntad y también una ingenuidad igual de grande.

Imagina por un momento que estás preparando una oferta para un cliente, tu tarea más importante del día, y suena el teléfono. Es tu jefe. Necesita antes de las 12:00 la previsión de ventas de este mes. Sí, es cierto. Tienes razón. Hoy es día 27 y las previsiones de ventas se entregan el día 30. Pero la vida es así. Tu jefe se va esta noche de viaje a Tokio una semana y necesita tu previsión hoy. Por cierto, no creo que el que le expliques que habías planificado hacerlas el día 29 le vaya a hacer cambiar de opinión. Lo peor de todo es que, de haber sabido estas urgencias, podías haber hecho la previsión de ventas ayer por la tarde, ya que un cliente te canceló una reunión en el último momento.

Después de salir a las mil por culpa de tu jefe llegas a casa y ves a tu gato con los ojos vidriosos. Recuerdas que ayer no comió porque te habías quedado sin comida. ¡Y pensar que acabas de pasar por la puerta del supermercado! El caso es que pensaste ir a comprarle comida la semana pasada, pero como no era ni importante ni urgente lo has ido posponiendo. Ahora es ambas cosas. O das de comer al gato o te vas a quedar sin él.

Si usaras GTD no te pasarían estas cosas. Al cancelarte ayer la reunión el cliente hubieras ido a tu lista de próximas acciones y habrías visto que tenías que hacer la previsión de ventas del mes antes del día 30. Además, era algo que podías hacer en el contexto @oficina y que requería sólo un par de horas, así que habrías tenido tiempo de sobra.

Antes de salir para casa habrías vuelto a consultar tu lista de próximas acciones, en concreto el contexto @recados, y habrías visto “comprar comida al gato”, con lo que al pasar por el supermercado la habrías comprado…
Pero no usas GTD. Así que coges de nuevo el abrigo y te dispones a ir a comprar comida para el gato. ¡En buen momento decidiste comprarlo! De camino al supermercado empiezas a pensar en probar de nuevo GTD. Te da pereza. Dicen que es tan complicado… Sonríes y piensas en tu día a día. Eso sí que es complicado de verdad. Tomas una decisión. Lo vas a probar otra vez. Sí, pero esta vez lo vas a probar en serio.

Estás harto de hacer planes que nunca se cumplen y de usar todos esos trucos que en realidad no te sirven para nada. Sabes que ha llegado el momento de tomarte a ti mismo en serio. Te lo debes. Tienes claro que eres capaz de conseguirlo. Como cuando decidiste dejar de fumar. No más declaraciones de buenas intenciones. Ha llegado la hora de la productividad personal sin chistera.

— José Miguel Bolívar