Vivimos tiempos de crisis y privaciones, de miedo e incertidumbre que lastran nuestro estado de ánimo y nuestras esperanzas en el futuro. Nos hablan de cambio de modelo productivo y de innovación como futura solución a lo que estamos viviendo… palabrería para cualquier de nosotros por saber que no estamos presentes – de forma directa – en esos ámbitos de decisión.

Pero sabes que hay algo de cierto en ello, trabajar mejor repercutiría en tu imagen como profesional de cara a la empresa y el empleador, pero también elevando tus cotas de eficiencia y autoestima. Al final acaba surgiendo la pregunta: ¿Qué podría hacer para cambiar mi forma de trabajar, para mejorarla y hacer crecer mi productividad?

Si sigues a expertos, y/o a bloggers que hablen sobre el tema, te darás cuenta que todos hablan de procesos, metodología, cambio de hábitos… es interesante pero para los que se introducen en la materia puede llegar a resultar apabullante. En realidad se trata de implementar una serie de pequeños pasos secuencialmente, que sumados acabarán produciendo un gran giro en nuestra forma de pensar y hacer. El único pero es el de siempre, implican tiempo, constancia y dedicación, lo que puede significar disuasión para muchos de los que se lo planteen. Para todos aquellos que están medio convencidos pero que necesitan una pequeña preview de lo que el training para mejorar su productividad personal me permito diseñar un breve plan de 10 puntos para aligerar su rutina diaria:

 

Respeta tu tiempo libre.

  1. Revisa tu correo un máximo de 2 veces al día.

    El chequeo continuado de tu cuenta dinamita tu flujo de trabajo y en caso de encontrar algún problema en el inbox puede provocar que pierdas los nervios, lo priorices mal y hagas saltar por los aires la planificación de tu jornada sin la suficiente justificación.

  2. Recopila y procesa.

    Consigue una bandeja y envía allí todo el material que recibas, cartas, correo, ideas anotadas, recados vía llamada o correo. Puedes hacer lo mismo en el ámbito digital, con tus correos y lecturas. Al presentarse una interrupción transfórmala en una nota, envíala a tu bandeja de entrada y sigue con lo que hacias, más tarde ya te ocuparas de ella.

  3. Restringe tus lecturas digitales, blogs, newsletters y otros a una vez por semana.

    No desmenuzaras tu jornada con conexiones a la red para evadirte. Concentrarlo todo en un momento concreto te obligará a priorizar.

  4. Trabaja desconectado de la red.

    Para evitar la tentación de la conexión desconéctate de la red vía software o físicamente. Pones obstáculos para no caer en la trampa.

  5. Prepara todo el material antes de iniciar una tarea, o una sesión de trabajo.

    No hay nada que queme más que levantarse a buscar algo ( y no encontrarlo) cuando estas ocupado y te apremia el tiempo. Te ahorraras disgustos.

  6. Revisa tu agenda.

    A diario para ponerla al día con todo lo que ha surgido durante la jornada y para revisar lo que tienes mañana. Haz otra revisión semanal para hacer una previsión de citas y compromisos a 2 o 3 semanas vista. Que no te pille nada desprevenido.

  7. Fíjate una prioridad por día.

    Por lo menos una tarea que debas terminar y llévala a cabo a primera hora. Por muy mal que vaya la jornada te aseguraras que por lo menos haya algo importante terminado (Consejo de Berto Pena).

  8. Quítate de encima las pequeñas tareas.

    Contestar correos y llamadas para los que nunca se tiene tiempo, agrúpalas en dos listas y dedícales tiempos muertos o un tiempo específico al final de la jornada. Evitaras que se demoren o se olviden.

  9. Aplica una política racional de descansos.

    Trabaja por tareas, o si tu trabajo no se configura así hazlo con bloques de tiempo. Al final de cada una tomate un respiro de 5-10 minutos, levántate de tu mesa y corta con lo anterior. Destierra los descansos de 30 minutos o 1 hora para tomar café.

  10. Respeta tu tiempo libre.

    Pon un límite a tu jornada, a partir de una hora no hagas nada relacionado con tu trabajo y tus proyectos personales. Disfruta de tu tiempos, de tu familia y de tus amigos, evádete.

 

No hace falta que los implementes todos, puedes escoger 2 o 3 de diferentes ámbitos para ver cómo va y como mejoras, gana confianza lentamente y convéncete para implementar un plan a medio largo plazo. Importante también el decimo punto, recuerda que productividad no solo es trabajar mejor, sino también vivir mejor. Todo viaje empieza con un primer paso.

 

— David Torné

Entrada escrita por David Torné blogger especializado en Productividad Personal y GTD